Wohnungsübergabeprotokoll Vorlage: Inhalt und Checkliste zum Ausfüllen

Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?

In das Protokoll gehört alles, worüber später gestritten werden könnte: der Zustand jedes Raums, die Zählerstände und die Schlüssel. Die Tabelle zeigt die acht Teile, die ein vollständiges Protokoll hat. Die beiden Vorlagen weiter unten können Sie ausdrucken oder abschreiben.

Die Kurzfassung mit Schönheitsreparaturen und Kaution steht im Hauptartikel Wohnungsübergabe: Protokoll, Schönheitsreparaturen, Kaution. Hier geht es um das Protokoll selbst.

Vorlage 1: Zustand Raum für Raum

Tragen Sie in jeder Zeile ein, ob alles in Ordnung ist oder welcher Mangel besteht. Leere Felder sind ein Fehler: Schreiben Sie lieber „ohne Mängel“ als nichts. Räume, die es nicht gibt, streichen Sie durch, mitvermietete Nebenräume wie Keller oder Stellplatz gehören dazu.

Vorlage 2: Zähler, Schlüssel und Unterschriften

Diese Seite brauchen Sie für die Abmeldung bei den Versorgern und für die letzte Nebenkostenabrechnung. Fotografieren Sie jeden Zähler so, dass Nummer und Stand lesbar sind.

Wie läuft die Übergabe ab?

1. Termin schriftlich vereinbaren, per E-Mail oder Brief, mit Uhrzeit und Anschrift.
2. Die Wohnung vorher vollständig leeren und besenrein machen. Was das genau heißt, steht im Ratgeber Besenrein: Was bedeutet das bei der Wohnungsübergabe?.
3. Am Vortag selbst Fotos machen: jeder Raum aus zwei Ecken, Nahaufnahmen von Schäden, alle Zähler. Die Kamera speichert das Datum mit.
4. Gemeinsam durch jeden Raum gehen und das Protokoll vor Ort ausfüllen, nicht später aus dem Gedächtnis.
5. Jeden Mangel genau beschreiben: wo, wie groß, seit wann bekannt. Schäden, die schon beim Einzug da waren, mit dem Einzugsprotokoll abgleichen.
6. Beide unterschreiben, jede Seite behält ein Exemplar oder fotografiert die unterschriebenen Seiten.
7. Schlüssel nur gegen Quittung abgeben; die Zahl steht ohnehin im Protokoll.

Muss am Übergabetag noch ein Transporter vor der Tür stehen, planen Sie das Halteverbot rechtzeitig ein. Die übrigen Schritte rund um eine Auflösung stehen in der Checkliste zur Haushaltsauflösung.

Was tun, wenn Sie einem Eintrag nicht zustimmen?

Unterschreiben Sie keinen Eintrag, der aus Ihrer Sicht falsch ist, ohne Ihre Sicht danebenzuschreiben. Ein Satz wie „Mieter bestreitet, dass der Fleck beim Auszug entstanden ist, siehe Einzugsprotokoll“ reicht. Ein Zeuge, der beim Rundgang dabei ist, und eigene Fotos stärken Ihre Seite.

Steht im Protokoll, dass Wände gestrichen werden müssen, heißt das noch nicht, dass Sie es schulden. Haben Sie die Wohnung unrenoviert übernommen, ist eine Formularklausel zu Schönheitsreparaturen ohne angemessenen Ausgleich unwirksam (BGH, Urteil vom 18. März 2015, VIII ZR 185/14). Auch „besenrein“ verlangt nach dem BGH nur, dass grobe Verschmutzungen beseitigt sind (Urteil vom 28. Juni 2006, VIII ZR 124/05). Im Zweifel prüft ein Mieterverein den Vertrag, bevor Sie zusagen.

Welche Fristen laufen nach der Übergabe?

Ab dem Tag der Rückgabe hat der Vermieter sechs Monate Zeit: Danach verjähren seine Ansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung (§ 548 BGB). Das Übergabedatum im Protokoll ist deshalb der Startpunkt dieser Frist.

Für die Kaution gibt es keine gesetzliche Rückzahlungsfrist. Der Vermieter darf angemessen lange prüfen, im Einzelfall auch länger als sechs Monate (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006, VIII ZR 71/05). Bewahren Sie Protokoll und Fotos auf, bis die Kaution abgerechnet und die letzte Nebenkostenabrechnung da ist.

Wer übergibt nach einem Todesfall oder Heimumzug?

Nach einem Todesfall übergeben die Erben oder eine Person, der sie eine schriftliche Vollmacht geben. Wann der Mietvertrag endet und welche Fristen Erben haben, erklärt der Ratgeber Wohnung eines Verstorbenen kündigen. Zieht ein Angehöriger ins Pflegeheim, übernehmen oft Kinder oder Betreuer die Übergabe, siehe Umzug ins Pflegeheim: Wohnung auflösen.

In beiden Fällen kennt die übergebende Person die Wohnung selten genau. Ein Einzugsprotokoll aus den Unterlagen hilft, alte Schäden von neuen zu trennen. Suchen Sie es beim Sortieren der Papiere gleich mit heraus.

Leer und besenrein bis zum Termin

AZ Haushaltsauflösung räumt Wohnung, Keller und Dachboden in der Städteregion Aachen zum Festpreis nach Besichtigung und übergibt besenrein. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite Wohnungsauflösung, eine erste Preisspanne zeigt der Kostenrechner.